Visioconférence

Procédure pour les soutenances de thèse avec participation d'une partie du jury en visio-conférence

Sur la base de l'article 19 de l'Arrêté du 25 mai 2016 fixant le cadre national de la formation et les modalités conduisant à la délivrance du diplôme national de doctorat, le principe des soutenances de Thèse avec la participation de membres du jury en visio-conférence est le suivant :

Principe général

Art. 19. – La soutenance est publique, sauf dérogation accordée à titre exceptionnel par le chef d’établissement si le sujet de la thèse présente un caractère de confidentialité avéré.

A titre exceptionnel, et à l’exception de son président, les membres du jury peuvent participer à la soutenance par des moyens de visioconférence ou de communication électronique permettant leur identification et leur participation effective à une délibération collégiale et satisfaisant à des caractéristiques techniques garantissant la transmission continue et simultanée des débats.

Matériel

La visio-conférence devra être faite à partir de matériel professionnel ou, à défaut, en utilisant un logiciel préconisé par UCA à l'exclusion de tout autre.
 

Opérations préalables

Quatre semaines avant la soutenance

Le/la directeur/trice de thèse présente une demande à l'Ecole Doctorale pour l'autorisation de soutenance avec visio-conférence pour certains membres du jury, avec la liste des membres concernés.

Il est de la responsabilité du/de la directeur/trice de thèse d'assurer, avec l'aide du responsable technique de la salle de visio-conférence réservée, que les conditions matérielles nécessaires au bon fonctionnement de la visio-conférence sont réunies (en particulier avec des tests préalables).

Une semaine avant la soutenance

Envoi à l'Ecole Doctorale par les membres en visio-conférence d'une délégation de signature (version en anglais) en faveur du président du jury.

Deux jours avant la soutenance

Envoi, de la part du/de la candidat(e), à tout membre du jury en visio-conférence de :

  • un texte finalisé de la présentation avec les transparents au format PDF,
  • une éventuelle liste des errata du manuscrit déposé.

Il est nécessaire que les différents transparents soient numérotés, car en cas de défaillance du système de visio-conférence en cours de soutenance, tout membre du jury en visio-conférence doit pouvoir suivre la présentation sur son ordinateur tout en écoutant la soutenance orale par téléphone.

Soutenance

La pré-réunion du jury, la soutenance et les délibérations du jury ont lieu dans la salle prévue pour la visio-conférence. Le public et le/la candidat(e) ne sont admis dans la salle que pendant la soutenance elle-même.

Les procédures pour les soutenances avec visio-conférence demeurent celles en vigueur pour toute soutenance. Concernant la rédaction du Procès Verbal de soutenance et les signatures des membres du jury, les règles suivantes s'appliquent :

  1. La rédaction du Procès Verbal suit les règles habituelles,
  2. Le texte définitif doit être approuvé par tous les examinateurs, y compris ceux à distance,
  3. L'usage de la visio-conférence exclus la possibilité de vote à bulletin secret,
  4. Le Procès Verbal de soutenance doit être signé par tous les membres physiquement présents lors de la soutenance et le président du jury signe pour ordre des membres en visioconférence en indiquant la mention "présent par visio-conférence",
  5. Les documents sont remis à l'Ecole Doctorale selon les procédures habituelles.

Délégation

Le Président d'UCA délègue à la direction de l'Ecole Doctorale concernée l'autorisation des soutenances en visio-conférence lorsque les règles stipulées sont respectées.