Visioconférence

NOUVEAU !
Arrêté du 27 octobre 2020 relatif au recours à la vidéo-conférence pour la présentation des travaux dans le cadre d’une habilitation à diriger des recherches et d’une soutenance de thèse

 

Procédure pour les soutenances de thèse avec participation d'une partie du jury en visio-conférence

Sur la base de l'arrêté du 27 octobre 2020, le principe des soutenances de Thèse avec la participation de membres du jury en visio-conférence est le suivant :

Principe général

Art. 2. – Le quatrième alinéa de l’article 19 de l’arrêté du 25 mai 2016 susvisé est remplacé par les dispositions suivantes: «A titre exceptionnel, le président ou le directeur de l’établissement, après avis du directeur de l’école doctorale, sur proposition du directeur de thèse, peut autoriser le doctorant et les membres du jury, en totalité ou partiellement, à participer à la soutenance de thèse par tout moyen de télécommunication permettant leur identification et garantissant leur participation effective continue et simultanée aux débats ainsi que la confidentialité des délibérations du jury. Les moyens techniques mis en oeuvre s’efforcent d’assurer la publicité des débats.»

 

Opérations préalables

Quatre semaines avant la soutenance

Le/la directeur/trice de thèse présente une demande à l'Ecole Doctorale pour l'autorisation de soutenance avec visio-conférence pour certains membres du jury, avec la liste des membres concernés.

Il est de la responsabilité du/de la directeur/trice de thèse d'assurer, avec l'aide du responsable technique de la salle de visio-conférence réservée, que les conditions matérielles nécessaires au bon fonctionnement de la visio-conférence sont réunies (en particulier avec des tests préalables).

Une semaine avant la soutenance

Envoi à l'Ecole Doctorale par les membres en visio-conférence d'une délégation de signature (version en anglais) en faveur du président du jury.

Deux jours avant la soutenance

Envoi, de la part du/de la candidat(e), à tout membre du jury en visio-conférence de :

  • un texte finalisé de la présentation avec les transparents au format PDF,
  • une éventuelle liste des errata du manuscrit déposé.

Il est nécessaire que les différents transparents soient numérotés, car en cas de défaillance du système de visio-conférence en cours de soutenance, tout membre du jury en visio-conférence doit pouvoir suivre la présentation sur son ordinateur tout en écoutant la soutenance orale par téléphone.

Soutenance

La pré-réunion du jury, la soutenance et les délibérations du jury ont lieu dans la salle prévue pour la visio-conférence. Le public et le/la candidat(e) ne sont admis dans la salle que pendant la soutenance elle-même.

Les procédures pour les soutenances avec visio-conférence demeurent celles en vigueur pour toute soutenance. Concernant la rédaction du Procès Verbal de soutenance et les signatures des membres du jury, les règles suivantes s'appliquent :

  1. La rédaction du Procès Verbal suit les règles habituelles,
  2. Le texte définitif doit être approuvé par tous les examinateurs, y compris ceux à distance,
  3. L'usage de la visio-conférence exclus la possibilité de vote à bulletin secret,
  4. Le Procès Verbal de soutenance doit être signé par tous les membres physiquement présents lors de la soutenance et le président du jury signe pour ordre des membres en visioconférence en indiquant la mention "présent par visio-conférence",
  5. Les documents sont remis à l'Ecole Doctorale selon les procédures habituelles.

Délégation

Le Président d'UCA délègue à la direction de l'Ecole Doctorale concernée l'autorisation des soutenances en visio-conférence lorsque les règles stipulées sont respectées.